Informativa privacy

Chi siamo

L'app Shopify Fatturazione-Italia è pubblicata da aoex (https://aoex.be/, contact@aoex.be). Per i dati personali dei clienti di un negozio, il commerciante è titolare del trattamento e aoex è responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), secondo l'accordo accettato nell'app. Per i dati dell'account e delle impostazioni del commerciante, aoex è titolare.

Dati trattati

Trattiamo solo ciò che serve a emettere una fattura elettronica italiana e a far funzionare l'app.

• Dati del negozio: il dominio myshopify.com, i dati fiscali inseriti dal commerciante (ragione sociale oppure nome e cognome, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, regime fiscale) e la sessione che mantiene l'accesso del commerciante.
• Dati dell'ordine, solo per gli ordini che richiedono una fattura: leggiamo l'ordine da Shopify, compreso nome del cliente, indirizzo e-mail, indirizzo di fatturazione e i dati fiscali necessari alla FatturaPA (codice fiscale, partita IVA, codice destinatario SDI e PEC). Conserviamo, cifrati, il nome o la ragione sociale, l'indirizzo di fatturazione, quegli identificativi fiscali, la PEC se il cliente l'ha indicata, e le righe della fattura. L'e-mail dell'ordine arriva con l'ordine e non è salvata in un campo proprio.
• Non vendiamo i dati personali. Non li usiamo per pubblicità, profilazione o analisi.

Finalità e base giuridica

La finalità è creare il file FatturaPA, trasmetterlo al Sistema di Interscambio (SDI) tramite un intermediario autorizzato e mostrarne lo stato al commerciante. Base giuridica: il contratto con il commerciante (art. 6.1.b GDPR) e l'obbligo legale di fatturazione (art. 6.1.c GDPR).

Sub-responsabili

Informeremo i commercianti prima di aggiungere un altro sub-responsabile.

• Fly.io — hosting dell'applicazione, del database e dei backup, a Francoforte, nell'Unione europea.
• Invoicetronic — intermediario autorizzato che trasmette la fattura allo SDI. Lo SDI (Agenzia delle Entrate) riceve la fattura perché la legge italiana lo richiede.

Sicurezza

I dati personali nel database sono cifrati a riposo con AES-256-GCM. Il traffico è cifrato in transito (HTTPS). I backup logici sono cifrati con AES-256 e conservati nell'Unione europea: le copie giornaliere per 35 giorni e le copie mensili per 12 mesi. Le istantanee del volume del database sono conservate 14 giorni. I registri tecnici non contengono nomi, e-mail o indirizzi dei clienti.

La gestione di un incidente di sicurezza è descritta in /incidenti. La prevenzione e la gestione della perdita di dati sono descritte in /perdita-dati. Avvisiamo i commercianti coinvolti senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore dalla scoperta.

Per quanto tempo conserviamo i dati

È quello che l'applicazione fa oggi.

• Finché l'app è installata, le fatture numerate restano nell'app. La legge italiana obbliga il commerciante a conservare le fatture per 10 anni. La conservazione a norma è un dovere del commerciante, tramite il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate o il suo intermediario. Non sostituiamo quell'archivio.
• Alla disinstallazione le sessioni sono cancellate subito e il negozio è segnato come disinstallato. Le fatture non sono cancellate in quel momento.
• Shopify invia poi shop/redact (circa 48 ore dopo la disinstallazione). Cancelliamo il negozio. Le fatture, anche numerate, le sequenze di numerazione e gli eventi di trasmissione sono cancellati insieme al negozio, e le sessioni residue sono cancellate. Se il negozio è membro fondatore conserviamo solo il dominio, per ripristinare quello stato a una nuova installazione. Quel dato non contiene dati di clienti. Il diritto gratuito delle installazioni precedenti è un flag e una data sulla riga del negozio, non una lista di domini a parte: la disinstallazione lo conserva, shop/redact lo cancella col negozio. Conserviamo il nome del piano e una cache dello stato dell'abbonamento Shopify. La carta è addebitata da Shopify; non conserviamo numeri di carta. Le voci di audit, che non contengono nome, e-mail o indirizzo del cliente, non sono cancellate con il negozio.
• customers/redact cancella le bozze degli ordini indicati solo se non hanno mai ricevuto un numero e non sono mai state inviate. Una fattura numerata o inviata è un documento fiscale e non viene cancellata con questa richiesta (art. 17.3.b GDPR). È cancellata più tardi solo se viene cancellato l'intero negozio.
• customers/data_request: registriamo il dominio del negozio e gli identificativi degli ordini (senza nome né e-mail del cliente). Il commerciante scarica nell'app un file JSON di quei documenti, XML compreso, e lo consegna al cliente.

Diritti

Si può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità o opposizione. I clienti di un negozio esercitano questi diritti presso il commerciante. Shopify inoltra all'app le richieste di accesso e di cancellazione, e le trattiamo come descritto sopra. I commercianti possono scrivere a contact@aoex.be. Si può anche proporre reclamo a un'autorità di controllo: in Italia il Garante per la protezione dei dati personali, in Belgio l'APD/GBA.

Cookie

L'app incorporata autentica il commerciante con i token di sessione di Shopify, non con i cookie. Non imposta cookie di tracciamento o pubblicitari e non usa strumenti di analisi.